Programul DIASPORA START-UP. Știi la ce să fi atent când îti alegi consultantul?

Autorul articolului - Antoniu Coșier - Consultant în afaceri - 15 noiembrie 2016


Posterul asociat acestui articol înfățișează în mod plastic drumul sinuos la capătul căruia vei putea deveni antreprenor și îți vei putea concentra competențele ori resursele acumulate spre o afacere în România, ca orice alt român. În parcurgerea drumului se angajează concomitent mai mulți participanți, toți având același scop, de a obține 40.000 de euro subvenție prin programul Diaspora Start-up http://www.fonduri-ue.ro/images/files/programe/CU/POCU-2014/08.09/Diaspora_Start_Up.pdf. Bugetul este unul limitat, vei intra așadar într-o competiție de proiecte în care primul pas este să te înscrii, însă nu vei deveni automat câștigător. Pe drum sunt punctate 5 borne și numai trecerea succesivă de la o bornă la alta oferă siguranța că această călătorie merită să fie începută și are șanse reale de succes. În cazul în care intenționezi să intri în competiție dar nu ai experiență de manager, antreprenor, sau nu ai elaborat proiecte, este probabil să ai nevoie de un ghid, un consultant bun.

Fii pe fază! Compelling cause! Cause imperative! La causa e stringente! Verifică dacă consultantul pe care îl vei alege pentru a accesa fonduri europene răspunde minim celor 5 condiții -“borne”, enumerate în continuare:

Borna nr.1. EXPERTIZA RELEVANTĂ A CONSULTANTULUI

Consultantul are experiență relevantă în accesarea fondurilor europene și înregistrează o rată mare de succes a documentațiilor înaintate spre a fi finanțate.
Experiența consultantului în accesarea fondurilor europene este măsurabilă, fiind un rezultat agregat al a) lucrărilor realizate și care au primit finanțare b) suma totală nerambursabilă atrasă pentru clienți. Acest gen de informații este prezentat de regulă în mod transparent de către consultant pe site-ul companiei sau poate fi aflat din informații publice, discuții cu clienții acestuia ori direct, dintr-o discuție de prezentare extinsă a CV-ului firmei și a consultanților.
Consultantul are continuitate în activitate de minim 10 ani și deține în portofoliu minim un proiect similar derulat, proiect care a presupus respectarea regulilor schemei de ajutor de stat, combinat cu respectarea regulilor ghidului, condiții specifice, referitoare la întreprinderi nou create.
Respectarea unor prevederi minime impuse de regulile schemei de minimis, privind activitățile, ori tipul de cheltuieli eligibile specifice ajutorului de stat, sunt doar unele dintre condițiile specifice impuse de finanțatori în cadrul acestui program. Consultanții care au elaborat ori au derulat astfel de proiecte încă din perioada 2007-2013 vă oferă o garanție mai mare că elaborarea proiectului va avea la bază condițiile specifice programului iar implementarea proiectului va fi una lina, fără obstacole și greșeli care ar presupune costuri suplimentare pentru beneficiar, de timp și bani.
Consultantul deține expertiză și/sau are un portofoliu stabil de colaboratori profesioniști capabili să sprijine derularea proiectelor ceva mai complexe.
Expertiza se referă atât la chestiuni prezentate mai sus, precum cunoașterea documentației solicitate de finanțator ce se supune regulamentelor fondurilor structurale, schemei de ajutor de stat cât și la expertiză tehnică în elaborarea studii de fezabilitate, planuri de afaceri, elaborare plan de marketing, analiza economico –financiară, programarea/planificarea dezvoltării socio-economice. Această expertiză este ideal să fie dublată de experiența consultantului în evaluarea proiectelor – experiență dobândită ca expert independent evaluator de proiecte, ca urmare a desemnării acestuia de către Autoritatea de Management (AM), prin licitațiile lansate de AM.
Nu în ultimul rând, un consultant experimentat, poate să recomande clientului, atunci când este cazul, cei mai buni proiectanți, arhitecți, juriști, contabili etc. care vor contribui la buna derulare a proiectului prin expertiza lor juridică, contabilă, financiară, tehnică.

Borna 2. EVITAREA ERORILOR LEGATE DE ACCESAREA FONDURILOR UE
Există mai multe tipuri de erori frecvente în accesarea proiectelor și toate conduc în final la respingerea proiectelor, la insuccesul acestora. Astfel de erori sunt legate de eligibilitate, mai precis nerespectarea criteriilor de eligibilitate impuse de programul Diaspora-start-up prin Ghidul solicitantului. Există apoi erori legate de conformitatea administrativă, mai exact de respectarea formei și a conținutului documentelor solicitate de finanțator.
Cele mai frecvente erori în scrierea proiectelor sunt determinate de cunoașterea insuficientă a cerințelor de eligibilitate a grupului țintă vizat de programul Diaspora Start-up și a prevederilor legale de ajutor de stat. Solicitantul nu se încadrează în categoria de solicitanți eligibili din următoarele motive: nu are vârsta de 18 ani, nu posedă cetățenie română, nu poate face dovada domiciliului sau a rezidenței în străinătate pentru cel puțin un an în ultimii 3 ani, nu poate să-și demonstreze capacitățile tehnico -profesionale în domeniul în care dorește să pornească o afacere mai precis nu demonstrează experiența antreprenorială prin documente de înființare a unei societăți comerciale în străinătate, precum și prin documente care să ateste experiența specifică în domeniul în care dorește să inițieze o afacere prin intermediul programului sau nu demonstrează capacitatea tehnică și profesională prin: contract de muncă, contract de colaborare, s.a.m.d. în domeniul în care dorește să inițieze o afacere prin intermediul programului sau nu demonstrează expertiza prin documente, recunoscute de Statul Roman, care să ateste finalizarea studiilor de specializate în cadrul unor institutii de învățământ superior din străinătate, precum și alte documente ce atestă certificări/formări ca urmare a unor cursuri de scurtă durată în domeniul în care dorește să inițieze o afacere prin intermediul programului.
O altă eroare frecventă legată de eligibilitatea proiectului este faptul că activitatea propusă spre finanțare nu se încadrează în categoria activităților eligibile. Activitatea proiectului propus de către beneficiar trebuie să fie inclusă în lista ce conține diviziunile CAEN ale activităților propuse de administratorul desemnat regional după prima etapă a lansării programului Diaspora.

Sfaturi utile la alegerea consultantului privind evitarea erorilor de eligibilitate și nu numai
Consultantul verifică îndeplinirea tuturor condițiilor de eligibilitate (ale persoanelor care înființează întreprinderi și al întreprinderilor care pot beneficia de facilități) încă din prima etapă de analiză.
În fine, datorită faptului că proiectul tău intră într- o competiție de proiecte, întocmirea încă de la început a unui punctaj estimativ al proiectului în baza grilei de evaluare tehnico- financiară, reprezintă o dovadă a preocupării consultantului pentru întocmirea unui proiect cu șanse reale de finanțare.
Concret, consultantul verifică dacă activitățile propuse pentru a fi realizate în proiect sunt eligibile. Acestea sunt identificate în Ghidul solicitantului, fie prin codul CAEN al activității (272 de grupe principale de coduri CAEN, de la 011 la 990) fie prin secțiunile ce definesc activitățile (21 de secțiuni de la A la U).
Consultantul poate de asemenea oferi din start beneficiarului informația privind codurile CAEN care reprezintă fie o prioritate în cadrul programului, fie a administratorului de program și este reflectată ca atare în grila de evaluare tehnică și financiară a ideii de proiect. În acest mod beneficiarul poate să-și aleagă domeniul de activitate adecvat competențelor proprii și priorităților programului Diaspora start-up.
În fine, în privința eligibilității cheltuielilor trebuie să vă asigurați că toate activitățile care presupun cheltuieli sunt eligibile, iar în cazul în care proiectul dvs. conține în mod necesar și alte cheltuieli care nu sunt eligibile dar sunt necesare și absolut obligatorii pentru face operațional proiectul ele sunt punctate ca și cheltuieli neligibile în proiect și pot fi acoperite de dvs. ca beneficiar din propriul buget.
Experiența consultantului în lucrul în proiecte care presupun respectarea atât a regulilor de ajutor de stat cât și a condițiilor specifice prezentate în ghidul solicitantului sunt o garanție că acest tip de erori vor fie evitate.
Nu în ultimul rând oferirea anumitor sfaturi practice privind cea mai potrivită locație geografică a proiectului, genderul aplicantului, demonstrarea eficienței energetice, reducerea poluării etc. care ar putea maximizarea punctajului proiectului în contextul competiției acerbe, reprezintă unul dintre atuurile consultanților care se diferențiază de grup.

Borna 3. PREZENTAREA TRANSPARENTĂ A ARGUMENTELOR PRO& CONTRA GRANT
În afară de beneficiile directe ale grantului și cele indirecte prin care se răspunde nevoilor celor plecați în diaspora de a fi susținuți în România și nevoii de integrare socială a celor care au intenția de se întoarce în țară-prin începerea unor afaceri ca oricare alți români- există o serie de dezavantaje ale derulării proiectelor cu fonduri europene. Aceste dezavantaje nu sunt evidențiate în general dar vă este util să vă fie prezentate încă de la început de un consultant experimentat, care are intenția să fie partenerul pe termen lung în devenirea dvs. ca antreprenor și în rezolvarea problemelor cu adevărat complexe ce vor aparea în dezvoltarea afacerilor.

Principale dezavantaje asociate grantului, în cazul unui start-up înființat prin programul Diaspora start up, sunt următoarele:
a) Implementarea grantului solicită mult timp din partea managementului. În condițiile în care prin program nu se decontează costuri pentru implementarea proiectului și pentru achiziția de servicii specializate de consultanță în implementarea proiectelor, iar decizia beneficiarului de subvenție este de a auto-gestiona procesul de implementare a proiectului, atenția sa va fi dedicată subvenției o bună parte din timp și nu se va concentra pe profit.
b) Subvențiile pot avea costuri asociate ascunse. În afară de riscurile identificate ale propriei afaceri, trebuie avut în vedere că există posibilitatea ca subvenția să nu fie derulată de finanțator în termenii în care beneficiarul se așteaptă. Din experiența anterioară, a derulării proiectelor cu fonduri europene între 2007-2013 se cunoaște că pot fi înregistrate întârzieri datorate finanțatorului, precum cele în pregătirea procedurilor de implementare, ori pot fi înregistrate întârzieri la plată. Aceste întârzieri au avut ca și consecințe de exemplu faptul că pentru anumite cheltuieli cu investiții din proiect a fost nevoie de creditare, iar în cazul unui program similar pentru start-up-uri anumite cheltuieli cu salariile au fost plătite în avans de către beneficiar pentru a se putea conforma condițiilor contractuale.
f) Derularea unui subvenții prin acest program, chiar dacă nu este mare ca buget, devine o sarcină mai dificilă decăt într-un program operațional obișnuit pentru că presupune în plus și respectarea regulilor de ajutor de stat.
c) Subvențiile te obligă să iei anumite decizii privind investițiile, ținând cont de termenii programului: de exemplu, nu poti cumpăra un echipament PC decât într-o anumită marjă de cost chiar dacă ai nevoie de ceva mai performant și cu preț pe măsură, ori traingurile pentru angajați pot fi făcute dacă se obține o calificare, cu toate că este posibil ca achiziția altui tip servicii de instruire necertificate ori echipamente să-ți fi fost mai folositoare afacerii.
d) Oferirea subvenției poate șterge imaginea reală a pieței produsului/serviciului tău. Orice investiție poate genera un profit mai bun, așa cum o face și investitia din subvenție. Un profit cu creștere mică dar constant, este dezirabil însă unuia mare într-un an dar mic în următorii. Pe scurt, succesul unei afaceri ar trebui să vină nu din subvenție, ci din succesul de piață.
g) Subvenția ajută pe oricine, dar aflându-vă la început de drum în afaceri nu vă ajută să distingeți diferența între a fi patron și a fi antreprenor. Cu un consultant bun puteți să ajungeți patron accesând fonduri europene conjunctural, dar aceasta nu are vreo legatură cu talentul dvs. de antreprenor. Spiritul antreprenorial e dovedit atunci când se va manifesta în afacerea propriu zisă și nu se va rezuma la obținerea finanțării. Mai mult, nu este totul să produceți bunuri, trebuie să aveți cui să le vindeți și apoi să încasați. Așadar, nu este vorba despre a rezista, ci de a performa la finalul perioadei obligatorii de menținere afacerii, adică după 3 ani de la operaționalizarea afacerii. Acest lucru este încurajat de fapt conctret prin program, prin oferirea a 25% din totalul subvenței ca bonus, după primul an de implementare, odată cu demonstrarea rentabilității afacerii.

Borna 4. Abordarea direcției în implementare a proiectului
Cele mai frecvente erori care apar în implementarea proiectelor sunt legate de desfășurarea procedurilor de achiziții publice-dosare de achiziție incomplete, nerespectarea termenilor impuși de legislație. Alte erori sunt legate de managementul impropriu financiar al proiectului de exemplu prin nealocarea unor resurse suficiente în implementare, datorate fie necunoașterii complete ori subestimării costului anumite servicii/produse în momentul elaborării planului de afaceri, fie datorate omiterii bugetării unor activități obligatorii pentru punerea în operă a proiectului (de exemplu obținerea de autorizații care ar presupune și cheltuieli asociate suplimentare).
Pot apărea și erori legate de modul de realizare a materialelor publicitare, site-urilor, autocolantelor etc. bugetate pentru promovarea proiectului, care în cazul că nu vor respecta măsurile de informare și publicitate impuse prin program nu vor fi decontate la finanțare.
În fine, încă din momentul elaborării proiectului trebuie să luați în calcul consecințele alegerii uneia sau alteia dintre opțiuni privind implementarea proiectului: prin auto-gestiune, achiziție de consultanță în implementare ori un mixt între cele două (de exemplu sprijin la achizițiile din proiect oferit de consultant și raportări realizate de către beneficiar).

Sfaturi utile la alegerea consultantului privind evitarea erorilor cu impact asupra selecției proiectului
Încă din faza de planificare a proiectului, detalii privind specificații de produse din planul de afaceri, dar și în textul solicitarilor de cerere de ofertă trebuie să vă asigurați că nu precizați criterii referitoare la nume de mărci sau tări de origine, ci doar caracteristici ale produselor/serviciilor dorite.
Luați în calcul că orice material de promovare inclus în proiect de către consultant pentru a fi decontat prin program va trebui să aibă o fundamentare legată de proiect și de cost în funcție de calitate, cantitate, etc., înca din faza de elaborare a proiectului.
Asigurati-vă că, consultantul urmărește o corelare între fiecare din activitățile propuse și bugetele aferente activităților.
În cazul activităților de contabilitate, bugetați-le în proiect și asigurati-vă că contabilul recomandat este familiarizat cu ținerea evidenței contabile separate pentru proiect.
O parte din erorile legate de managementul proiectului pot fi evitate încă de la început, în momentul în care consultantul apreciază obiectiv condițiile de eligibilitate referitoare la competențele tehnico- profesionale ale aplicantului. Este de altfel o condiție obligatorie în program să pregatiți documentele justificative care demonstrează acest lucru. În plus, în cazul în care nu aveți totuși aptitudini de antreprenor puteți să compensați alegându-vă un asociat ori atrăgând un investitor care are așa ceva, fie la momentul înființării firmei prin program, fie pe parcurs, cu condiția ca dvs. în calitate de aplicant să păstrați obligatoriu 50% din părțile sociale ale companiei nou înființate. Aceasta este și o modalitate bună de a vă dubla bugetul proiectului, în cazul în care investitorul este atras și convins de valoarea ideii de afaceri prezentată de dvs.! Pe de altă parte puteți să externalizați managementul proiectului, ori doar o parte din acesta selectând o firma de consultanța, în funcție de experiența pe care o are aceasta în domeniul în care urmează să implementați proiectul.

Borna 5. Consultantul oferă garanția unui proiect corect & complet.
O categorie de erori cu impact asupra selecției proiectelor înaintate spre a fi finanțate pot viza erori legate de descrierea proiectului, ori în descrierea activităților proiectului, sau în stabilirea indicatorilor, apoi erori legate de completarea bugetului, calitatea analizei economico-financiare.
Erori care pot aparea în descrierea proiectului pot fi de pildă legate de lipsa fundamentării cu date concrete a nevoilor beneficiarului în justificarea necesității implementarii proiectului. Erorile care apar la descrierea activităților proiectului pot apărea din lipsa corelării dintre rezultatele proiectului și rezultatele activităților din proiect, lipsa detalierii rezultatelor, planificarea nerealistă a activităților, de exemplu în functie de sezon, ori în functie de termenele reale de obținere a unor avize, autorizații, așa cum se întâmplă în cazul construcțiilor.
Erori ce apar la stabilirea indicatorilor presupun includerea în planul de afaceri a unor indicatori nerealiști, sau nefundamentați, legați de exemplu de cifra de afaceri, profit, productivitatea muncii, numărul de angajati. În privinta numarului de angajați, crearea de noi locuri de munca este o măsură contractală în proiectele Diaspora start up, implementate prin POCU. Este așadar obligatorie în program condiția pentru întreprinderea nou create de a avea minimum 2 locuri de muncă create și existente urmare a sprijinului primit de persoane angajate la 6 luni după terminarea sprijinului.
O serie de alte erori provin din completarea bugetului planului de afaceri. Astfel de eroare este lipsa fundamentării bugetului prin lipsa atașarii ofertelor de preț solicitate.

Sfaturi utile la alegerea consultantului privind evitarea erorilor cu impact asupra selectiei proiectului

Asigurați-vă că sunt incluse în proiectul dvs. toate informațiile de care dispuneți – studii de piață, rezultate ale unor cercetari anterioare, etc. pentru a justifica necesitatea proiectului.
Urmăriți ca, consultantul să descrie cu maximă atenție activitățile și subactivitățile din cadrul proiectului. Activitățile este necesar să fie corelate cu bugetul și obiectivele proiectului, iar fiecarei activități să-i fie evidențiat un indicator de realizare clar. Graficul de implementare a activităților (graficul Gantt) trebuie să fie corect planificat, ținând cont de factori care-l pot influența precum ar fi termenele precizate în legislație pentru achiziții publice, factori care țin de specificitatea unui proiect care necesită avize de construcții, etc.
În fine, un consultant familiarizat cu instrumentele de management de proiect este capabil să identifice indicatori realiști și specifici pentru fiecare activitate și obiectiv al proiectului, indiferent de domeniul în care se derulează afacerea și nu va face confuzii între indicatorii de realizare și indicatorii de rezultat.

Erorile legate de completarea bugetului pot fi evitate de consultant dacă de exemplu în cazul unui proiect ce are component de construcții, acesta este familiar cu H.G. nr. 28/2008 privind aprobarea conținutului cadru al documentației tehnico-economice aferente investițiilor publice unde sunt definite structura și conținutul devizului general și al devizului pe obiect și se detaliază costurile și încadrarea lor pe categorii de buget.

Puteți solicita restituirea sumelor încasate de catre consultant în cazul în care proiectul înaintat este respins pentru că nu a răspuns solicitărilor care țin de întocmirea incompletă a documentației.

**************************************************************************************************************
Compania Team Co&R Development Solution furnizează toate cele 5 premise care asigură succesul unui proiect derulat prin programul Diaspora Start-up!
Având o experiență acumulată de 20 de ani în derularea fondurilor europene, experții noștrii au activat atât în cadrul Organismelor Intermediare responsabile din România cu rol în planificarea dezvoltării și derularea fondurilor PHARE și Fondurilor Structurale, cât și în consultanță de afaceri- în elaborarea proiectelor, implementarea proiectelor dar și în evaluarea a peste 300 de proiecte europene în perioada de programare 2007-2013 în programele POR, POSDRU, POCA, Transfrontaliere.
TOATE proiectele întocmite de echipa noastră au fost selectate pentru a fi finanțate de către finanțatori, iar valoarea finanțărilor nerambursabile atrase de Team Co&R Development Solution pentru clienți a fost în total de peste 20 milioane de Euro între 2007-2013.
Între toate aceste proiecte, am derulat unele prin schema de ajutor de stat. Mai mult, compania noastră a implementat în calitate de beneficiar un astfel de proiect pentru întreprinderi nou create, așa încât cunoaștem în detaliu care sunt punctele forte pentru a fi acceptat la finanțare un astfel de proiect, și știm cum pot fi evitate posibilele greșeli și depășite blocaje în implementare care au costuri de timp și de bani suplimentare pentru beneficiar.
Suntem o echipă cu expertiză și colaborăm cu cei mai reputați proiectanți, arhitecți, juristi, contabili, specialiști cu rol în elaborarea și implementarea proiectelor cu un grad ridicat de complexitate.

Contactați-ne cu încredere! Solicitați o discuție telefonică la tel +40723497375 ori prin skype pentru a verifica eligibilitatea în programul “Diaspora start –up”!

Poster:
Diapora.Strt up

Ultimele proiecte: